Atomeus Technology Solutions

Use Case — Automotive

Inkoop-tot-betaling en debiteurenautomatisering

Automotive-operaties draaien op krappe marges in meerlaagsie toeleveringsketens. Inkooporders, leveringsbevestigingen, leveranciersfacturen en debiteuren vereffening betreffen meerdere systemen en tegenpartijen — met frictie op elke stap. Atomeus elimineert het handmatige werk met Fast Forward dat volledige P2P-flows en debiteurencycli van begin tot eind automatiseert.

Fast ForwardP2P AutomatiseringDebiteuren automatisering

Inkoop-tot-betaling en debiteurenautomatisering

Live deployment

Case 1

Verwerking van inkoopfacturen

Purchase to Pay · ERP-automatisering

De uitdaging

Een grote automotive holding verwerkte hoge volumes inkomende inkoopfacturen, waarbij elke factuur handmatig moest worden gematcht met goederenontvangsten vóór boeking in het ERP-systeem. Het proces was arbeidsintensief, foutgevoelig en veroorzaakte betalingsvertragingen.

De oplossing

FastForward valideert elke inkomende factuur automatisch tegen ontvangen goederen en boekt deze direct in het ERP-systeem. Facturen worden zonder handmatige tussenkomst klaargezet voor goedkeuring en betaling. De FastForward-agent verwerkt alle standaardfacturen end-to-end en routeert alleen echte uitzonderingen naar een menselijke fiatteur.

Toegevoegde waarde

Financeteams zijn volledig verlost van routinematige factuurmatching. Betalingscycli worden sneller, foutpercentages dalen aanzienlijk en medewerkers richten zich op uitzonderingen en waarde-toevoegend werk in plaats van data-entry.

Belangrijkste resultaten

Proceskwaliteit

>99,9% consistente validatie op elke factuur

Uitzonderingsafhandeling

Geautomatiseerde routering met volledige context

Tijdsbesparing

Significante reductie van handmatige verwerkingsuren

ERP-boeking

Volledig geautomatiseerd, nul handmatige invoer

Case 2

Containerfactuurverwerking met bijlagenbeheer

Purchase to Pay · Business Rules Automation · Inventory Integration

De uitdaging

Een automotive groothandelsimporteur ontving grote volumes containerfacturen, elk met uitgebreide onderdelenbijlagen. Handmatige validatie van factuurbedragen en registratie van bijlagedata voor voorraadbeheer was traag, inconsistent en zeer arbeidsintensief.

De oplossing

FastForward laadt containerfacturen en valideert elke factuur tegen afgesproken bedragen. Afwijkingen onder 1% worden automatisch afgeboekt volgens interne business rules; afwijkingen boven 1% worden met volledige context geëscaleerd naar de proceseigenaar. Gevalideerde facturen worden automatisch vrijgegeven voor betaling. Daarnaast leest FastForward alle onderdelenbijlagen en registreert relevante data direct in het voorraadbeheersysteem, zodat voorraadstanden in dezelfde flow worden bijgewerkt.

Toegevoegde waarde

Wat eerder 55 uur handmatig werk per week kostte, wordt nu in seconden verwerkt. Door de extra automatisering van bijlageverwerking is voorraaddata altijd actueel en correct, zonder apart invoerproces. Eén flow met volledige end-to-end dekking.

Belangrijkste resultaten

Proceskwaliteit

Consistente validatie + voorraadregistratie op elke factuur

Bijlageverwerking

Onderdelendata automatisch geregistreerd in voorraad

Tijdsbesparing

55 uur per week

Escalatielogica

> 1% afwijking gerouteerd naar proceseigenaar

Case 3

Lease-offertevergelijking

Accounts Receivable · Multi-Provider Comparison

De uitdaging

Een intermediaire leaseorganisatie moest meerdere leaseaanbiedingen van verschillende aanbieders vergelijken met de specifieke dealerorder van de klant. Elke voertuigconfiguratie heeft unieke opties en elke klant specifieke contracteisen. Handmatige vergelijking over al deze variabelen was tijdrovend en inconsistent, met risico op onjuiste offertes richting de klant.

De oplossing

FastForward gebruikt de dealerorder als leidende referentie. De AI-agent haalt alle inkomende leaseoffertes op (van 3 tot 7 aanbieders) en vergelijkt elke offerte direct met de dealerorder. Elke optie wordt gematcht of als afwijking gemarkeerd. Daarnaast valideert FastForward alle offertes tegen klantspecifieke business rules, zoals winterbanden, tankpassen, servicepakketten en andere overeengekomen voorwaarden. Er wordt automatisch een gestructureerd vergelijkingsrapport gegenereerd met matches, afwijkingen en rule-compliance per aanbieder.

Toegevoegde waarde

Accountmanagers ontvangen een complete, nauwkeurige vergelijking in minuten in plaats van uren. Inconsistenties worden onderschept voordat ze de klant bereiken, wat zowel servicekwaliteit als marge beschermt.

Belangrijkste resultaten

Vergelijkingskwaliteit

Elke optie gematcht; alle business rules gevalideerd

Klantregels gecontroleerd

Per-klant criteria inclusief banden, tankpas en meer

Verwerkingstijd

Van 3 uur handmatig werk per case naar 2 minuten

Rapportgeneratie

Automatisch, gestructureerd, direct presenteerbaar

Case 4

Lease-orderverwerking

Lease Order Automation · CRM Integration

De uitdaging

Leaseaanvragen kwamen binnen via meerdere online portalen en vereisten validatie tegen actuele importeursprijslijsten, foutcorrectie en herindiening bij de leasemaatschappij. Fouten in bestelling leidden tot hoge herstelkosten of ongewenste voorraad. Na goedkeuring moesten medewerkers de order handmatig invoeren in het dealer management systeem en de klant aanmaken in CRM.

De oplossing

FastForward monitort alle inkomende leaseaanvragen over de portalen, valideert elke aanvraag tegen de live importeursprijslijst, corrigeert afwijkingen en retourneert de order automatisch. Na goedkeuring verwerkt de FastForward-agent de order in het dealer management systeem en maakt de klant aan in CRM, zonder handmatige stappen. De accountmanager krijgt een melding en doet alleen nog de welkomstcall.

Toegevoegde waarde

Orderverwerking daalt van 1 uur naar 30 seconden. Een accurate bestelstroom voorkomt herstelkosten en ongewenste voorraad. Medewerkers doen geen administratieve stappen meer; het eerste klantcontact is persoonlijk en niet data-entry. CRM-nauwkeurigheid stijgt doordat records direct en consistent worden aangemaakt.

Belangrijkste resultaten

Proceskwaliteit

Consistente en accurate validatie over alle portalen; geen handmatige invoerfouten

CRM-creatie

Direct geautomatiseerd bij ordergoedkeuring

Verwerkingstijd

1 uur teruggebracht naar 30 seconden per order

Portalen in scope

Alle actieve leaseportalen

Bespreek uw automotive-automatisering